Dato: Tirsdag den 30. august 2016 kl. 19:00-22:50
Sted: Hos Steffen

Deltagere:
Jørgen Nørgaard, Kristian Mochau, Laila Larsen, Mads Poul Jensen, Steffen Andersen, Thomas Nielsen og Tina Thinggaard

Fraværende: Lene Poulsen

Mødeleder: Jørgen Nørgaard

Referent: Laila Larsen

Næste møde: Onsdag den 7. september 2016 kl. 19-22 hos Steffen

Ad. 1: Valg af mødeleder og referent

Mødeleder: Jørgen Nørgaard
Referent: Laila Lund Larsen

Ad. 2: Opfølgning på generalforsamling
a. Underskrivelse og udsendelse af regnskab
– Medlemmer af den forrige bestyrelse underskriver. Der skal kontakt til Sami Rosengren, så han kan underskrive. Kristian kontakter Sami igen.

b. Referat
Ændringer til referat:
– Medlemstal skal rettes til, så det passer
– Pænere opsætning
– Der skal tilføjes hvor mange og hvem, der deltog i generalforsamling.
– Skriv hvem fra bestyrelse der ikke var der.
– Det er dirigenten, der skal underskrive referat.
– Kristian Mochau retter til i referat og sender til Jørgen Nørgaard, som sørger for opsætning.

c. Overdragelser mv.
– Hovedparten ved hvad der er at gøre med i Pirates Support. Jørgen og Lene skal vide hvad de skal have overdraget fra tidligere. Lene og tidligere kasserer Kristine skal snakke sammen omkring regnskabsprogram.
– Jørgen har sendt mail til Sami, for at få styr på om der ligger noget Jørgen skal have.
– Laila tager kontakt til Kristine for at vide hvor aftalen omkring aktier i Aalborg Pirates er.

Ad. 3: At være en god ambassadør
for Pirates Support og Aalborg Pirates
– Det er vigtigt at vi er loyale overfor foreningen, både Pirates Support og Aalborg Pirates. Det gælder både i hallen og privat. Man skal opføre sig ordentligt, når man er i hallen, udebane og når man ellers er ude. Vi skal være synlige for medlemmer og ikke medlemmer. Derudover skal vi synliggøre foreningen. Det er vigtigt, at vi respekterer hinandens meninger.
– Alt der bliver snakket om på mødet er internt og skal blive i lukket forum. Der skal være et internt referat og et der bliver offentligt for alle.

Ad. 4: Status
a. Samarbejdspartnere
Der skal laves skriftlige samarbejdsaftaler, så alt er tilgængeligt for alle.
Vi gennemgår liste over samarbejdspartnere fra sidste sæson. Kristian har listen.
– Jørgen tager kontakt til Aalborg Pirates omkring om de eller os giver blomster til jubilæer.
– Jørgen, Steffen og Kristian aftaler møde med Loumar.dk og får lavet en skriftlig aftale.
– Jørgen og Kristian udarbejder en aftale for Mochau Media.
– Thomas begynder at undersøge busser og laver aftale med selskab.
– Samarbejdsaftale med Aalborg Pirates skal undersøges.

b. Sponsorer
– Ingen pt.

c. Medlemsstatus
– 202 medlemmer. 179 voksne.
– Kristian står for medlemslisten. Den er i dropbox.
– Medlemsstatus til hvert møde.

d. Hvorfor skal man være medlem af Pirates Support?
– Gode fester
– Hyggelige busture
– Sammenhold
Der skal arbejdes på, at der bliver tilbudt medlemsfordele i et bredt perspektiv således, at det bliver mere attraktivt at være medlem af Pirates Support.

e. Hvordan bliver medlemmer fornyet?
– Der bliver udsendt mail 30 dage før udløb. Reminder sendes igen 5 dage før udløb og igen 5 dage efter fornyelsen skulle have været sket.

f. Hvordan skaffer vi flere medlemmer?
– Skal der arbejdes på fremadrettet. Tænk over ideer til, hvordan flere vil melde sig ind i supporten.

Ad. 5: Samarbejde med Aalborg Pirates – 1+1 = 3
Bestyrelsen drøftede henvendelse fra AP vedr. samarbejde omkring merchandise og bestyrelsen var positiv omkring dette samarbejde og Jørgen kontakter Thomas Bjuring med henblik på at aftale et møde. Der blev oprettet et selvstændigt udvalg omkring merchandise og Tina er ansvarlig.
Bestyrelsen drøftede forskellige muligheder for at lave happenings omkring kampene i samarbejde med AP og tiltag ifht. at inddrage publikum yderligere i stemningsskabende elementer.

Ad. 6: Opgavebeskrivelser og ansvarsområder
Formanden:
Bestyrelsesmøder i tæt samarbejde med næstformanden
Indkaldelse
Godkendelse af referat (alle deltagere)
Udarbejdelse af referat til hjemmesiden
Opfølgning
Generalforsamling
Indkaldelse
Kandidater (sammen med bestyrelsen)
Planlægning af generalforsamlingen sammen med bestyrelsen
Erkendtligheder
Beretning
Ansigt ud ad til, synlighed ved kampe og arrangementer
Kontakt til Aalborg Pirates
Kontakt til pressen og medier
Overordnet overblik og uddelegering af opgaver og ansvar
Sparring med udvalg og arbejdsgrupper
Kontakt til øvrige samarbejdspartnere sammen med den ansvarlige
Nyhedsbrev
Økonomiopfølgning sammen med kassereren
Bistå med medlemskampagner

Næstformand:
Snakke sammen med Jørgen
Følge med i hvad der sker i udvalg
Tage over når Jørgen er forhindret

Bestyrelsesmedlem Kristian:
Følge med i udvalg
Ansvar for IT
Ansvar for facebook
Ansvar for netsalg

Bestyrelsesmedlem Thomas:
Skal hjælpe der hvor han kan
Ansvar for busser – Vigtigste ansvar
Deltage i stemning
Suppleant/aktivitetsformand Steffen:
Arrangementer
Sociale og faglige aktiviteter

Suppleant/fanbod Tina:
Merchandise
Fanbod – bemandning

Kampafvikler Mads
Flage
Finde folk til flag
Finde folk til bannere
Finde folk til klokker – Jørgen hjælper til start

Ad. 7: Organisation, bestyrelse og udvalg
– Jørgen laver organisationsplan på sigt.
– Der skal styr på, hvad vi har af hjælp i udvalg.
– Kassereren har adgang til at hæve og betale regninger.
– Der er tre kort – forening, bus og aktivitet.
– Nøgler til depot – Steffen/Thomas, Mads og Kristian. Der skal laves nye nøgleaftaler til de, der nu har nøgler.
– Dokumenter skal være hos kasserer.
– Der er en lille udfordring omkring, at der i vedtægterne står, at referat fra bestyrelsesmøder skal offentliggøres på hjemmesiden. Dette betyder, at fortrolige sager og personsager ikke bliver refereret i de offentlige referater.

Ad. 8: Aktivitetsplan
– Aktivitetsfest d. 17/9
– Spillermøder – cleare med Aalborg Pirates omkring dato spillere/trænere.
– Medlemsmøde – 25/9 kl. 13. Der arbejdet på det endelige program. Kristian undersøger lokale (Lokalet er booket til os). Sandwich + sodavand til alle. Jørgen og Kristian snakker sammen omkring ”salg” på webshop.

Sidste: Arrangementet er flyttet til den 25/9
– Busture
– Steffen undersøger med aktivitetsudvalg omkring andre aktiviteter.

Ad. 9: Facebook og hjemmeside
Vi har en velfungerende hjemmeside, hvor Kristian er hovedansvarlig og udvikling af begge tages løbende.
Laila, Jørgen er redaktører på Facebook. Thomas gøres også til redaktør, så han kan lægge info om busture mv. på fb.

Ad. 10: Budget og økonomistyring (kort, da Lene ikke deltager)
– Der skal kigges på budget for sæsonen, så der ikke bruges for lidt eller for meget.

Punktet drøftes igen på førstkommende møde, når Lene forhåbentligt deltager.

Ad. 11: Eventuelt, herunder næste møde
– Gave til træner, som lige er blevet far
Tina sørger for gave.
Bamse + gavekort til h&m
Medlemskab til datteren. Kristian laver det til fredag.
Gaven bliver givet efter kampen fredag d. 2/9

– Næste møde: Onsdag d. 7/9 kl. 19 hos Steffen
– Funktionsbeskrivelser
– Økonomi
– Aktivitetsplan
– Lidt seminar lignende møde

31.08.2016