Udvalg:
Bestyrelsen med suppleanter og udvalgsformænd

Tid:
Den 3/10 2017 kl 19:00

Sted:
Tina Thinggaard. Godthåbsvej 43, 9230 Svenstrup

Deltagere:
Thomas Nielsen, Steffen Andersen, Tina Thinggaard, Laila Larsen (Skype)

Fraværende:
Mads Poul, Kristian, Martin

Mødeleder:
Thomas

Næste møde:
2 Nov. 2017 kl 19 hos Thomas

Dagsorden:

  1. Godkendelse af forrige referat (ALLE)
    Godkendt
    Dog skal vi være bedre til at få det skrevet og lagt ud til vores medlemmer. Følge vores egne vedtægter.
  2. Nyt fra Kampafvikler (Ring Mads op pr telefon)
    a) Bannere
    Der skal findes nogle flere hænder til at rulle bannere op efter endt kamp.
    Der skal findes en dag til at lave bannere til de spillere som har jubilæum igennem sæsonen.
    Udebane spiller indgangen – Plexiglasset derover. Kan vi lave et banner med vores logo på, indtil at Aalborg Pirates finder en sponsor som ønsker denne plads. Pernille mener at denne plads er vi blevet godkendt til at bruge, men det skal tjekkes med Aalborg Pirates.
    Banneret til dette laves sådan, at Mads kan tag det med på udebane ture, så vi kan vise vores tilstedeværelse der.
    Måske designet/logo skal laves som en konkurrence for at lave noget andet/anderledes for vores medlemmer – Dette lød som en god idé.
  3. Nyt fra Formand
  4. Vagterne i Hallen
    Under kampen med Hvidovre var der lidt tumult med flere folk ved trommen, som gjorde at vagterne gik ind og snakkede med dem. Disse personer er blevet tjekket med vores database om de er medlemmer, hvilket ikke var tilfældet.

    Vi skal blive meget bedre til at svare hinanden inde på Facebook, mail eller hvordan vi nu kommunikerer sammen. Dette skyldes at jo hurtigere og bedre vi svarer hinanden, desto hurtigere kan vi få sat noget i gang.

  5. Uddeling af opgaver
    Bestille puck pokaler (Sep. – Feb. måned)
    Denne opgave påtager Steffen sig. Hvilket alle synes er ok.

    Budget (ALLE) o Hvad skal vi ofre penge på i år?
    Nyt merchandise (Noget vi virkelig skal i gang med)

    Halstørklæde
    Der skal ikke være årstal på disse mere, det giver et for stort underskud at have så mange tilbage som ikke kan sælges
    Design – Kristian må gerne udarbejde et design og vise det til den øvrige bestyrelse. Derefter sendes til Aalborg Pirates hvis det skal ud i boden.

    Sweatshirts
    Der skal overvejes om det ikke ville give god mening at lave en fælles trøje sammen med Aalborg Pirates.
    Martin Nielsen kender en i Hjallerup som måske vil lave dem for os/dem. Måske indgå i en samarbejdsaftale.

    Stickers/Klistermærker
    Ikke fra vores side af endnu. Vi skal satse på de varer som vi mener kan give det bedste salg først, og så udvide.

    Busture
    De fleste busser skal løbe rundt uden underskud. Dog skal vi lave en enkel eller to, som er rigtig billig til fordel for vores medlemmer.
    Generelt skal turene laves sådan at medlemmer får en god pris, og ikke medlemmer skal betale en højere pris.

    Sponsorat til Aalborg Pirates
    Indkaldelse til medlemsmøde for fanklubbens medlemmer.

    Lamineringsmaskine
    Der er ønske om at vi får købt en lamineringsmaskine. Dette godkender Pernille.
    Begrundelse for dette køb: Så kan vi printe og laminere vores egne prisskilte til fester, boden og andre aktiviteter.

    Merchandise
    Hvilke produkter ønsker vi er fremme ude i boden?
    Vi vil selvfølgelig gerne have så mange som muligt fremme og tilgængelige for vores medlemmer og kunder i boden.
    Men nærmere aftale herom, skal lige godkendes og snakkes igennem sammen med Thomas Bjurring fra Aalborg Pirates.
    Gamle varer som ikke sælger mere – Halstørklæder 15/16 sæsonen.
    Thomas, forslår at vi skal donere disse væk til hjemløse i Aalborg. Dette er der stor enighed omkring.
    Kontakt TV2 Nord, Nordjyske, og hør om de vil lave et lille indslag omkring dette.
    Det skal højest være en 2-3 stykker fra bestyrelsen som dukker op til dette. Så det ikke virker for overbemande #14
    Lidt det samme som 15/16 halstørklæderne. Dog så sælger vi stadig lidt af dem. Så tjek lageret først.
    Har vi andre varer som ikke sælger mere? Nej, der er ikke rigtig andre varer som vi kan donere væk eller gøre andet ved. Vi kan sætte prisen ned eller give dem væk under en tombola til en fest.

    Julefrokost (Må gerne meldes ud i go tid)
    Dato -25 nov. 2017, 6 jan. 2018, 13 jan. 2018 er mulige datoer for julefrokost for medlemmerne.
    Martin Nielsen tjekker om vi kan leje lokale ved FTZ Aalborg.
    Steffen kender til en kok, som vi måske kan lokke til at lave et godt tilbud til os.
    Der er stemning for at festen skal laves så billigt at prisen bliver 75-100kr for medlemmer. Dette godkendes af Pernille.
    Loumar.dk – Tina Thinggaard hører ham ad om hvilke datoer der passer ham, til levering af lyd/lysanlæg.

    Tombola
    Gaver fra hvem? Aalborg Pirates. Vi skal kontakte Aalborg Pirates om de smide nogen ting i tombola.
    Der skal bare være en tydelig underskrift eller gyldighedstegn på at disse ting kommer fra Aalborg Pirates.

    Pirates Support
    Pirates Support må gerne lave nogen ting som kan smides i puljen. Så som Halstørklæder, Pins, Puck, Bog, osv.
    Andre? Der bliver foreslået en masse forskellige.
    Nibe Bryghus,Thisted Bryghus, Cafe Pitstop, Sac-It, Loumar.dk, Skalborg Kro, Nadja’s Sandwich.

    Bestyrelsens-julefrokost (Thomas)
    Den skal afholdes ved Steffen – Dato, d 11 nov. 2017 kl. 18.
    Vi tjekker med Magisterparken omkring noget menu, dette står Steffen for.

  6. Nyt fra Fanboden/Merchandiseboden (Repræsentant fra boden: Thomas)
    Udlevering af varer fra Pirates Support købt på Webshop
    Der skal fremvises tydelig dokumentation fra kundens side om hvad de har bestilt. Enten i form af udprint eller på deres mobil.
    Der skal laves en seddel, hvis man udlevere noget med dato på, så vi kan spore tilbage dertil, og tjekke hvis kunden siger de ikke har fået noget udleveret
    Der skal tjekkes op på om Aalborg Pirates har modtaget vores logo til brug på merchandise.
    Thomas kontakter lige Kristian og tjekker dette.
    Hvis de mangler vores logo, skal det sendes hurtigst muligt til dem.
  7. Evt.
    Næste møde vil blive afholdt d 2 nov. Kl. 19 hos Thomas
    Overrækkelse af månedsspiller. Vil Steffen gerne stå for til den kommende afvikling. Dog skal vi bruge dem som melder ind via afstemningen.
    Steffen skal nok sørge for at der bliver taget billede som vi kan få lagt op på Facebook.